Telefonanlage in der Cloud: Ersetzt Microsoft Teams die klassische PBX?
Die Zeiten klobiger Telefonanlagen im Serverraum neigen sich dem Ende zu. Microsoft positioniert Teams offensiv als vollwertigen Ersatz für die klassische Firmen-Telefonie. Gleichzeitig etablieren sich schlanke Alternativen wie 3CX, die moderne Cloud-Telefonie auch ohne Microsoft-Kosmos ermöglichen. Für Unternehmen eröffnet das neue Möglichkeiten: flexibler arbeiten, Kosten optimieren und die Kommunikation endlich aus einem Guss gestalten.
Warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist
Microsoft führt mit über 45 Prozent Marktanteil und wurde zum sechsten Mal in Folge als „Leader“ im Gartner Magic Quadrant ausgezeichnet.¹ Cloud-Telefonie ist keine Zukunftsmusik mehr. In Deutschland nutzen bislang etwa 28 Prozent der Unternehmen diese Technologie² – Tendenz stark steigend. Seit der vollständigen ISDN-Abschaltung 2023 müssen ohnehin alle Betriebe auf IP-basierte Lösungen umstellen.
Microsoft Teams Phone: Alles aus einer Hand
Wer bereits mit Microsoft 365 arbeitet, hat einen natürlichen Kandidaten: Microsoft Teams Phone erweitert die vertraute Oberfläche um vollwertige Telefonie. Mitarbeiter müssen keine neue Software lernen, Anrufe, Chats und Videokonferenzen laufen über eine Anwendung.³
Für die Anbindung ans Telefonnetz ist Direct Routing am flexibelsten: Das Unternehmen wählt seinen Telefonanbieter selbst. Deutsche Carrier wie Easybell oder Sipgate bieten attraktive Tarife – oft deutlich günstiger als Microsofts eigene Calling Plans.⁴ Alternativ verbindet Operator Connect Teams direkt mit Partnern wie der Deutschen Telekom.⁵
Der größte Trumpf: Outlook-Kontakte sind sofort verfügbar, Anrufe starten per Klick aus E-Mails, und KI-gestützte Funktionen wie Transkription machen Meetings produktiver.
3CX: Die flexible Alternative
Nicht jedes Unternehmen möchte seine Kommunikation komplett bei Microsoft bündeln. 3CX ist eine moderne Telefonanlage, die wahlweise in der Cloud oder auf eigener Hardware läuft.
Der Clou: Die Lizenzierung erfolgt nach gleichzeitigen Gesprächen, nicht nach Nutzerzahl.⁶ Für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern, die nur gelegentlich telefonieren, bringt das erhebliche Kostenvorteile. Funktionen wie Warteschleifen, Anrufgruppen und ein integriertes Contact Center sind bereits im Standardpaket enthalten.
3CX glänzt auch bei der Hardware-Flexibilität: Tischtelefone, Softphones, Smartphone-Apps – alles lässt sich nach Bedarf kombinieren.
Ausfallsicherheit: Vorsorge statt Sorge
Was passiert bei Internet-Ausfall? Microsoft bietet Survivable Branch Appliances – lokale Geräte, die bei Verbindungsproblemen die Telefonie übernehmen.⁷ 3CX ermöglicht durch lokale Installation ohnehin den Weiterbetrieb im eigenen Netzwerk.
Der wichtigste Schutz bleibt ein zuverlässiger Internetanschluss mit Redundanz – eine zweite Leitung oder ein LTE-Failover lohnen sich.
Fax und Sondergeräte: Lösbar
Beide Systeme unterstützen Fax nicht nativ, aber Dienste wie Ferrari electronic oder etherFAX wandeln Faxe zuverlässig in E-Mails um.⁸ Auch analoge Geräte wie Türsprechanlagen lassen sich über spezielle Adapter einbinden.⁹ Das erfordert etwas Planung, ist aber Routine für erfahrene Dienstleister.
Was kostet Cloud-Telefonie?
Über einen mehrjährigen Zeitraum liegen Cloud-Telefonie und klassische Anlagen bei vergleichbaren Gesamtkosten.¹⁰ Der Unterschied: Statt hoher Anfangsinvestition verteilen sich die Kosten auf monatliche Beträge.
Bei Teams Phone mit Direct Routing setzt sich der Preis aus der Microsoft-Lizenz und den Gebühren des gewählten Telefonanbieters zusammen.¹¹ Je nach Carrier lassen sich hier erhebliche Einsparungen erzielen.
3CX rechnet nach gleichzeitigen Gesprächen – für Unternehmen, in denen selten viele parallel telefonieren, oft die günstigere Wahl.
Migration: Schritt für Schritt
Niemand muss von heute auf morgen umstellen. Der bewährte Weg: Die neue Cloud-Telefonie läuft zunächst parallel zur bestehenden Anlage. Pilotnutzer testen, Kinderkrankheiten werden behoben, dann folgt der Rest.¹²
Bestehende Rufnummern lassen sich problemlos portieren – das dauert je nach Anbieter ein bis vier Wochen. Für Systeme von Unify, Cisco oder Avaya existieren ausgereifte Integrationslösungen.¹³
Datenschutz: Kein Problem
Microsoft speichert Teams-Daten seit 2023 in Frankfurt und Berlin.¹⁴ 3CX bietet durch lokale Installation maximale Kontrolle. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung und Betriebsrats-Einbindung gehören bei beiden zur sauberen Einführung.¹⁵
Fazit: Die Zukunft ist flexibel
Microsoft Teams Phone ist die natürliche Wahl für Unternehmen im Microsoft-Ökosystem. 3CX bietet sich an, wenn Flexibilität, Herstellerunabhängigkeit oder ein günstiges Lizenzmodell im Vordergrund stehen. Beide Wege führen zum Ziel: moderne Kommunikation, zufriedene Mitarbeiter, überschaubare Kosten.
Über die SSIG-IT GmbH
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Quellen
¹ Microsoft: „Microsoft named a Leader in the 2024 Gartner Magic Quadrant for UCaaS“, Oktober 2024. https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2024/10/16/microsoft-named-a-leader-in-the-2024-gartner-magic-quadrant-for-unified-communications-as-a-service-for-the-sixth-year-in-a-row/
² Connect Professional: „Trend zur Cloud-Telefonie“, 2024. https://www.connect-professional.de/office-kommunikation/trend-zur-cloud-telefonie-deutsche-unternehmen-zeigen-sich-agil.178395.html
³ Microsoft Learn: „PSTN connectivity options“, 2024. https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/pstn-connectivity
⁴ Easybell: „Microsoft Teams Connector“, 2024. https://www.easybell.de/business/teams-integration/microsoft-teams-connector/
⁵ TechTarget: „Microsoft Teams partners extend phone system capabilities“, 2024. https://www.techtarget.com/searchunifiedcommunications/feature/Microsoft-Teams-partners-extend-phone-system-capabilities
⁶ RingOffice: „Microsoft Teams vs 3CX“, 2024. https://ringoffice.com/blog/microsoft-teams-vs-3cx
⁷ Microsoft Learn: „Direct Routing SBA“, 2024. https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/direct-routing-survivable-branch-appliance
⁸ etherFAX: „Microsoft Teams Fax Solutions“, 2024. https://www.etherfax.net/collaboration-apps/
⁹ Microsoft Tech Community: „How to address analogue devices with Teams“, 2024. https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams-community-blog/how-to-address-analogue-devices-in-a-digital-world-with-teams/ba-p/2945442
¹⁰ Boddenberg IT-Consultancy: „Kostenvergleich Teams vs. klassische Telefonanlage“, 2024. https://www.boddenberg.de/kostenvergleich-microsoft-teams-telefonie-vs-klassische-telefonanlage/
¹¹ Microsoft Learn: „Microsoft Teams Calling Plans“, 2024. https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/calling-plans-for-office-365
¹² TechTarget: „5 best practices for Teams telephony migration“, 2024. https://www.techtarget.com/searchunifiedcommunications/feature/5-best-practices-for-a-Microsoft-Teams-telephony-migration
¹³ IP-Insider: „MS Teams mit TK-Anlage verknüpfen“, 2024. https://www.ip-insider.de/so-verknuepfen-sie-ms-teams-mit-ihrer-tk-anlage-a-1023783/
¹⁴ Dr. Datenschutz: „Microsoft 365 DSGVO-konform?“, 2024. https://www.dr-datenschutz.de/datenschutz-microsoft-365-dsgvo-konformer-einsatz-moeglich/
¹⁵ Microsoft Learn: „Complianceaufzeichnung Teams“, 2024. https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-recording-compliance
